Régime de lanceur d’alerte
1. Introduction
Le code de conduite de Pro Groep Holding SRL, numéro d’entreprise 0667.750.374, Oude Pastorijstraat 11, 3930 Hamont-
Achel (ci-après « Profel ») contient des valeurs essentielles, des normes et des règles pour l’ensemble de l’entreprise, qui
doivent être respectées dans les relations avec tous nos interlocuteurs : clients, fournisseurs, autorités, actionnaires et
collaborateurs.
Profel fixe des normes élevées en matière d’ouverture et d’intégrité. Dans ce contexte, Profel invite toute personne
ayant des inquiétudes concernant des violations (présumées) aux domaines du droit européen et belge énumérés au
Titre 3 à exprimer ses inquiétudes sans crainte de représailles, telles que des sanctions et/ou un traitement inéquitable.
Un régime de signalement a été élaboré afin de guider les personnes qui souhaitent exprimer leurs inquiétudes. Le
présent régime décrit la protection accordée aux lanceurs d’alerte, mais aussi la manière dont un lanceur d’alerte peut
signaler une violation et la suite qui lui est donnée. Profel ne s’attend pas à ce que le lanceur d’alerte soit en mesure de
prouver qu’une accusation est justifiée. Il doit cependant être en mesure de prouver qu’il existe des raisons suffisantes
de supposer qu’il y a un problème.
En règle générale, les signalements ou les présomptions de violation doivent d’abord être abordés directement avec
Profel. Si cela n’est pas possible ou ne conduit pas à la réponse souhaitée, le lanceur d’alerte peut toujours s’adresser à
la personne de confiance (interne/externe) ou à l’auditeur interne de Profel.
Toutefois, si, pour quelque raison que ce soit, il ne reste plus d’autres options pour soulever le problème, le lanceur
d’alerte peut se tourner vers le canal de signalement interne ou une ligne d’assistance externe indépendante. Si cette
option ne peut plus être envisagée, le lanceur d’alerte peut rendre la violation publique.
2. Notions
Violation : les actes ou omissions qui :
sont illicites et ont trait aux domaines relevant de l’Article 3 « Champ d’application » ; ou
vont à l’encontre de l’objet ou de la finalité des règles relevant des champs d’application visés à l’Article 3.
Informations sur des violations :
des informations, y compris des soupçons raisonnables, concernant des violations effectives ou potentielles, qui se sont
produites ou sont très susceptibles de se produire, et concernant des tentatives de dissimulation de telles violations.
Lanceur d’alerte :
une personne physique qui signale ou divulgue publiquement des informations sur des violations qu’elle a obtenues
dans le cadre de ses activités professionnelles. Par activités professionnelles ou contexte professionnel, on entend les
activités professionnelles passées ou présentes dans le secteur privé par lesquelles, indépendamment de la nature de
ces activités, des personnes obtiennent des informations sur des violations et dans le cadre desquelles ces personnes
pourraient faire l’objet de représailles si elles signalaient de telles informations.
Le lanceur d’alerte peut être un (futur) travailleur, un ancien travailleur, un prestataire de services indépendant,
un bénévole, un stagiaire rémunéré ou non, un client, un fournisseur, un contractant ou un sous-traitant (ou toute
personne travaillant sous la supervision et la direction de l’un de ceux-ci), un actionnaire ou un membre de l’organe
d’administration, de direction ou de surveillance d’une entreprise qui a obtenu des informations sur une violation
potentielle dans un contexte professionnel et qu’il souhaite signaler.
Facilitateur :
une personne physique qui aide un lanceur d’alerte au cours du processus de signalement et dont l’aide devrait être
confidentielle.
Personne concernée :
une personne physique (ex. un collègue) ou morale (ex. une entreprise) qui est mentionnée dans le signalement ou
la divulgation publique en tant que personne à laquelle la violation est attribuée ou à laquelle cette personne est
associée.
Gestionnaire de signalement :
la personne ou le service impartial compétent pour assurer le suivi des signalements, maintenir la communication
avec le lanceur d’alerte, lui demander, si nécessaire, d’autres informations, lui fournir un retour d’informations et, le cas
échéant, pour recevoir et traiter les signalements.
Régime de lanceur d’alerte - Profel Groupe 2
Auditeur interne :
toute personne exerçant la fonction d’audit interne pour Profel.
Représailles :
tout acte ou omission direct ou indirect suscité par un signalement interne ou externe ou une divulgation publique, et
qui cause ou peut causer un préjudice injustifié au lanceur d’alerte.
3. Champ d’application
Le présent régime porte sur les domaines suivants du droit européen et belge :
marchés publics ;
services, produits et marchés financiers et prévention du blanchiment de capitaux et du financement du
terrorisme ;
sécurité et conformité des produits ;
sécurité des transports ;
protection de l’environnement ;
radioprotection et sûreté nucléaire ;
sécurité des aliments destinés à l’alimentation humaine et animale, santé et bien-être des animaux ;
santé publique ;
protection des consommateurs ;
protection de la vie privée et des données à caractère personnel, et sécurité des réseaux et des systèmes
d’information ;
violations relatives au marché intérieur de l’Union européenne, telles que les violations des règles en matière de
concurrence et d’aides d’État : accords et pratiques anticoncurrentiels, abus de tarification, abus de position
dominante, etc. ;
fraude fiscale ;
lutte contre la fraude sociale ;
violations portant atteinte aux intérêts financiers de l’Union (concurrence et aides d’État).
Les signalements doivent être effectués conformément à la procédure décrite ci-dessous afin de pouvoir bénéficier
d’une protection juridique contre les représailles.
4. Introduction du signalement et mesures de suivi
A. Choix du canal de signalement le plus approprié
Le lanceur d’alerte a le choix entre plusieurs méthodes pour signaler une violation. La meilleure façon pour le lanceur
d’alerte de signaler les violations relevant du champ d’application du présent régime de lanceur d’alerte est d’utiliser
l’une des méthodes décrites ci-dessous.
Il est préférable de commencer par signaler toute violation (présumée) à son supérieur hiérarchique/responsable
Profel.
Si les circonstances ne le permettent pas ou si le supérieur hiérarchique/responsable Profel ne prend pas le
signalement suffisamment en considération, le lanceur d’alerte peut signaler la violation (présumée) à une
personne de confiance interne ou à un auditeur interne.
Le lanceur d’alerte a également toujours le droit de consulter les représentants des travailleurs ou les syndicats et
ceux-ci resteront protégés contre toute mesure préjudiciable injustifiée qui résulterait de ces consultations.
Si le lanceur d’alerte estime que, pour quelque raison que ce soit, il ne peut toujours pas s’adresser à ces
personnes, il peut faire un signalement interne. Un signalement interne consiste à signaler une violation au
sein de Profel en communiquant oralement ou par écrit des informations sur des violations via le canal de
signalement interne, dont la procédure est décrite plus en détail sous le Titre « b. introduction d’un signalement
via le canal de signalement interne ».
Après que le lanceur d’alerte a utilisé le canal de signalement interne ou dans le cas exceptionnel où le
lanceur d’alerte estime ne pas pouvoir utiliser le canal de signalement interne malgré les garanties prescrites
dans la présente politique (telles que la confidentialité, la protection contre les représailles, etc.), il peut faire un
Régime de lanceur d’alerte - Profel Groupe 3
signalement externe, soit oralement, soit par écrit, à l’autorité compétente dans le domaine de responsabilité
spécifique, comme le SPF Finances, le SPF ETCS, l’ONSS, la FSMA, la BNB, l’AFSCA, l’AFCN, l’Autorité de protection
des données, le Médiateur fédéral, etc.
Il est possible de signaler ou de divulguer publiquement des informations sur des violations, à condition
de respecter les conditions strictes figurant sous le Titre « d. Divulgation publique d’une violation dans des
circonstances exceptionnelles ».
B. Introduction d’un signalement via le canal de signalement interne
Le lanceur d’alerte a la possibilité d’introduire un signalement anonyme. Un signalement anonyme peut toutefois
présenter certains inconvénients :
le suivi du signalement est moins évident, car il est plus difficile de communiquer avec les lanceurs d’alerte
anonymes ;
il est plus difficile pour l’entreprise de protéger un lanceur d’alerte anonyme contre des représailles éventuelles
ou assez subtiles.
L’introduction d’un signalement doit se faire oralement ou par écrit :
par e-mail [klokkenluidersregeling@profel.be],
via l’application web [https://www.profel.be/],
par téléphone ou via un système de messagerie vocale [011 809 809],
par le biais d’une rencontre en personne dans un délai raisonnable.
Le signalement contient au moins les informations suivantes :
le nom, l’adresse, la fonction et les coordonnées du lanceur d’alerte, sauf si le lanceur d’alerte opte pour un
signalement anonyme ;
la date à laquelle le signalement est effectué ;
une description détaillée de la violation (présumée), avec
• o une description de la violation (présumée) ;
• o éventuellement des pièces jointes (documents ou pièces justificatives) ;
• o l’identification de la (des) personne(s) concernée(s) ou des départements de l’entreprise concernés ;
• o le lieu où la violation s’est produite ;
• o la date à laquelle la violation s’est produite ;
• o la manière et le moment où le lanceur d’alerte a remarqué la violation ou en a été informé ;
• o la nature de votre relation avec Profel (travailleur, freelance, fournisseur, actionnaire, etc.), sauf si le
lanceur d’alerte opte pour un signalement anonyme ;
• o les conséquences de l’incident (pour Profel, pour l’intérêt public, etc.) ; et
• o toute autre information pertinente concernant la violation (présumée).
• Profel a désigné un gestionnaire de signalement, qui est la personne ou le département le plus approprié
au sein de l’entreprise pour gérer les signalements de manière confidentielle et indépendante, sans
risque de conflit d’intérêts. Le gestionnaire de signalement est le conseiller en prévention.
Recevabilité et enquête préliminaire
Le gestionnaire de signalement confirme au lanceur d’alerte, dans tous les cas, la réception du signalement
introduit par écrit dans un délai de sept (7) jours.
• Le gestionnaire de signalement vérifie tout d’abord si le signalement est recevable et procède à une
première évaluation. L’objectif premier de cette évaluation est de déterminer la nature, la fiabilité et
l’exactitude des informations fournies.
• En fonction de cette évaluation, le gestionnaire de signalement peut décider que le signalement est
irrecevable, auquel cas il doit informer le lanceur d’alerte par écrit du motif du rejet, ou qu’il procédera
à une enquête préliminaire supplémentaire.
Si une enquête préliminaire est ouverte et que le gestionnaire de signalement estime qu’une enquête plus
approfondie est justifiée, un avis anonyme sera soumis à la Direction après l’achèvement de l’enquête et avec
le consentement du lanceur d’alerte.
Régime de lanceur d’alerte - Profel Groupe 4
Cet avis précise les raisons qui justifient la poursuite de l’enquête et comprend un premier plan d’action.
Si l’enquête préliminaire révèle qu’un travailleur a délibérément fait une fausse déclaration, le dossier est transmis
au directeur des ressources humaines de Profel pour suite utile.
Enquête
Sur la base de l’avis susmentionné, la Direction décide si et avec quelle commission d’enquête l’enquête doit
être menée : soit le gestionnaire de signalement, soit l’audit interne de Profel, dans chaque cas complété par
des experts internes ou externes, soit une tierce partie complétée, si nécessaire, par un par un ou plusieurs
collaborateurs (cadres) internes.
Le lanceur d’alerte est également informé par écrit de l’ouverture d’une enquête approfondie.
La commission d’enquête mène l’enquête dans un délai raisonnable. En règle générale, le délai n’excède pas
trois mois à compter l’envoi de l’accusé de réception au lanceur d’alerte. Au cours de cette période, le lanceur
d’alerte reçoit également un feed-back sur le suivi, les mesures envisagées ou prises et les raisons de ce suivi.
Le lanceur d’alerte reçoit des informations générales sur le déroulement de l’enquête et ses résultats tout au
long de l’enquête et donc également après la période initiale de trois mois, sauf si le lanceur d’alerte ne le
souhaite pas ou si ce partage d’informations est préjudiciable au lanceur d’alerte ou à l’enquête, ou s’il y a
d’autres raisons valables de ne pas informer le lanceur d’alerte.
Rapport final
Le rapport final inclut les informations suivantes :
Le gestionnaire de signalement ou la commission d’enquête communique ses conclusions par écrit au Président
du Comité d’audit, qui décide des mesures à prendre.
Le gestionnaire de signalement informe le lanceur d’alerte que les conclusions de la commission d’enquête ont
été transmises au Président du Comité d’audit.
Dans le rapport final, l’identité du lanceur d’alerte n’est pas divulguée, à moins que le lanceur d’alerte n’ait
donné son consentement écrit à la divulgation de son identité. L’identité de la (des) personne(s) concernée(s)
n’est mentionnée que si l’enquête sur le signalement a abouti à des faits démontrables.
Si le Président du Comité d’audit estime qu’une sanction doit être prise, il fournit une copie du rapport final à la
personne compétente de la Direction.
C. Introduction d’un signalement via le canal de signalement externe mis en place par
le gouvernement
Après avoir effectué un premier signalement par le biais d’un canal de signalement interne, le lanceur d’alerte
(anonyme) peut signaler une violation par le biais d’un canal de signalement externe mis en place par le
gouvernement si aucune mesure appropriée n’a été prise dans le cadre de la procédure interne. Le lanceur d’alerte
peut aussi immédiatement effectuer un signalement par le biais du canal de signalement externe mis en place par le
gouvernement.
Le canal de signalement externe permet d’effectuer des signalements par écrit ou oralement. Il est possible d’effectuer
des signalements oralement par téléphone ou via d’autres systèmes de messagerie vocale et, à la demande du
lanceur d’alerte, par le biais d’une rencontre en personne dans un délai raisonnable.
Le canal de signalement externe accuse réception du signalement dans un délai de sept (7) jours :
sauf demande contraire expresse du lanceur d’alerte ;
à moins que l’accusé de réception risque de compromettre la protection de l’identité du lanceur d’alerte.
Le canal de signalement externe informe le lanceur d’alerte dans les trois mois ou, pour des cas particuliers, dans les six
mois, du suivi prévu ou des mesures prises et des raisons de ce suivi, à moins qu’une disposition légale ne s’y oppose. Le
canal de signalement externe informe le lanceur d’alerte des conclusions de l’enquête.
Les autorités compétentes peuvent décider que la violation signalée est manifestement d’importance mineure ou
qu’elle a déjà fait l’objet de signalements antérieurs portant sur les mêmes faits sans que d’autres éléments nouveaux
aient été apportés, ce qui a pour effet de clore la procédure. Les autorités compétentes informent le lanceur d’alerte
de leur décision et des raisons qui la motivent.
Régime de lanceur d’alerte - Profel Groupe 5
D. Divulgation publique d’une violation dans des circonstances exceptionnelles
Un lanceur d’alerte (anonyme) qui divulgue publiquement une violation en rendant publiques des informations sur
des violations (p. ex., par l’intermédiaire des médias) peut bénéficier d’une protection pour autant que les conditions
suivantes soient remplies :
Le lanceur d’alerte a d’abord effectué un signalement interne ou externe conformément aux Titres b) ou c),
mais aucune mesure appropriée n’a été prise ; et
Le lanceur d’alerte a des motifs raisonnables de croire que :
• la violation peut représenter un danger imminent ou manifeste pour l’intérêt public ; ou
• en cas de signalement externe, il existe un risque de représailles ou il y a peu de chances qu’il soit
véritablement remédié à la violation, en raison des circonstances particulières de l’affaire, comme
lorsque des preuves peuvent être dissimulées ou détruites ou lorsqu’une autorité peut être en collusion
avec l’auteur de la violation ou impliquée dans la violation.
5. Garanties pour le lanceur d’alerte
Conditions de protection
Les lanceurs d’alerte bénéficient de la protection pour autant que :
ils aient des motifs raisonnables de croire que les informations signalées sur les violations étaient véridiques au
moment du signalement et que ces informations entrent dans le champ d’application de la présente politique.
Le lanceur d’alerte ne perd pas le bénéfice de la protection au seul motif que le signalement effectué de
bonne foi s’est avéré inexact ou infondé ; et
ils effectuent un signalement par le biais du canal de signalement interne ou externe. Le lanceur d’alerte
bénéficie également de la protection s’il divulgue publiquement la violation, dans la mesure où il a d’abord
effectué un signalement interne ou externe.
Les lanceurs d’alerte anonymes qui ont signalé ou divulgué publiquement des informations sur des violations,
mais qui sont identifiés par la suite et font l’objet de représailles, bénéficient de la protection, pour autant qu’ils
remplissent les conditions de protection.
Les personnes et les entités juridiques suivantes bénéficient de la protection si elles ont des motifs raisonnables de croire
que le lanceur d’alerte relève de la condition de protection :
les facilitateurs ;
les tiers qui sont en lien avec les lanceurs d’alerte et qui risquent de faire l’objet de représailles dans un contexte
professionnel, tels que des collègues ou des proches des lanceurs d’alerte ;
les entités juridiques appartenant aux lanceurs d’alerte ou pour lesquelles ils travaillent, ou encore avec
lesquelles ils sont en lien dans un contexte professionnel.
Confidentialité
Le gestionnaire de signalement, y compris les membres du personnel autorisés chargés de la réception et du suivi
des signalements, préserve la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte. Le gestionnaire de signalement est
également désigné pour ses capacités à préserver la confidentialité du dossier et de l’identité du lanceur d’alerte,
mais aussi pour son impartialité, afin d’éviter les conflits d’intérêts. Plus précisément, pendant le traitement du dossier,
il est interdit de révéler l’identité du lanceur d’alerte (ou des éléments permettant de l’identifier). Cette obligation de
confidentialité s’applique également si un lanceur d’alerte anonyme reste directement ou indirectement identifiable
par le biais d’autres informations.
Le gestionnaire de signalement ne peut divulguer l’identité du lanceur d’alerte que :
si le lanceur d’alerte y consent librement et expressément (par écrit) ; ou
si le lanceur d’alerte brise lui-même sciemment la confidentialité.
La confidentialité de l’identité ne s’applique pas si une législation contraignante exige la divulgation dans le cadre
d’enquêtes menées par des autorités nationales ou dans le cadre de procédures judiciaires. L’autorité compétente
informe à l’avance les lanceurs d’alerte des raisons de la divulgation, sauf si cela risque de compromettre l’enquête ou
la procédure judiciaire.
Toute personne directement ou indirectement impliquée dans le traitement du signalement d’une violation (présumée)
est tenue de préserver la confidentialité de tout ce qui lui est confié ou divulgué à ce sujet (comme le signalement,
Régime de lanceur d’alerte - Profel Groupe 6
l’enquête préliminaire et l’enquête elle-même) vis-à-vis de toute personne qui n’est pas autorisée à en prendre
connaissance et dans la mesure où ces obligations découlent de la nature du dossier.
Le canal interne de signalement pour la réception des signalements est conçu, établi et géré d’une manière sécurisée
qui garantit la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte et de tout tiers mentionné dans le signalement et qui
empêche l’accès au canal par des membres du personnel non autorisés.
Prévention des représailles, telles que les sanctions ou le traitement inéquitable
Les représailles sont des actes ou omissions directs ou indirects qui ont lieu dans un contexte professionnel au détriment
d’un lanceur d’alerte à la suite d’un signalement interne ou externe ou d’une divulgation publique, et qui causent ou
peuvent causer un préjudice injustifié au lanceur d’alerte. Est interdite toute forme de représailles, en ce compris les
menaces de représailles et tentatives de représailles, notamment sous les formes suivantes :
1. suspension, mise à pied, licenciement ou mesures équivalentes ;
2. rétrogradation ou refus de promotion ;
3. transfert de fonctions, changement de lieu de travail, réduction de salaire, modification des
horaires de travail ;
4. suspension de la formation ;
5. évaluation de performance ou attestation de travail négative ;
6. mesures disciplinaires imposées ou administrées, réprimande ou autre sanction, y compris
une sanction financière ;
7. coercition, intimidation, harcèlement ou ostracisme ;
8. discrimination, traitement désavantageux ou injuste ;
9. non-conversion d’un contrat de travail temporaire en un contrat permanent, lorsque
le travailleur pouvait légitimement espérer se voir offrir un emploi permanent ;
10. non-renouvellement ou résiliation anticipée d’un contrat de travail temporaire ;
11. préjudice, y compris les atteintes à la réputation de la personne, en particulier sur les réseaux
sociaux, ou pertes financières, y compris la perte d’activité et la perte de revenu ;
12. mise sur liste noire sur la base d’un accord formel ou informel à l’échelle sectorielle ou de la branche
d’activité, pouvant impliquer que la personne ne trouvera pas d’emploi à l’avenir au niveau du
secteur ou de la branche d’activité ;
13. résiliation anticipée ou annulation d’un contrat relatif à la fourniture de biens ou la prestation de
services ;
14. annulation d’une licence ou d’un permis ;
15. orientation vers un traitement psychiatrique ou médical.
Les lanceurs d’alerte agissant conformément au présent régime de lanceur d’alerte peuvent effectuer leur signalement
sans mettre en péril leur position contractuelle ni avoir à craindre d’autres conséquences négatives. Cela implique qu’il
ne sera en aucun cas désavantagé dans sa position du fait de cette question ou de ce signalement, à condition qu’il
agisse de bonne foi.
Les représailles à l’encontre des lanceurs d’alerte à la suite d’un signalement sincère sont considérées comme une
violation grave du présent régime de lanceur d’alerte, auquel cas Profel prendra les mesures appropriées pour protéger
le lanceur d’alerte et sanctionner les responsables des représailles.
Les lanceurs d’alerte qui estiment avoir subi un préjudice à la suite d’un signalement doivent en informer le gestionnaire
de signalement le plus rapidement possible. La victime de représailles peut également déposer une plainte motivée
auprès du coordinateur fédéral, qui entamera une procédure de protection extrajudiciaire s’il a établi une suspicion
raisonnable de représailles.
Le coordinateur fédéral vérifie auprès de Profel l’existence d’une suspicion raisonnable de représailles. Profel répond à
la demande du coordinateur fédéral dans les 20 jours.
Utilisation abusive du régime de lanceur d’alerte
Profel part du principe que les lanceurs d’alerte signalent les violations de bonne foi. Si, après une enquête plus
approfondie, le gestionnaire de signalement ne trouve pas de confirmation pour certains signalements ou si ceuxci
sont jugés infondés, aucune mesure ne sera prise à l’encontre des lanceurs d’alerte qui ont fait part de leurs
préoccupations en toute bonne foi.
Profel ne peut toutefois pas autoriser les lanceurs d’alerte à introduire délibérément des signalements dont ils savent
ou sont censés savoir qu’ils sont faux. Profel sanctionne les signalements volontairement faux de manière appropriée,
Régime de lanceur d’alerte - Profel Groupe 7
par exemple en appliquant les sanctions prévues par le règlement de travail à l’égard des travailleurs, ou en prenant
d’autres mesures. Le lanceur d’alerte qui fait de fausses déclarations de mauvaise foi peut être tenu pour responsable
du préjudice subi par quiconque du fait de ces faux signalements.
Les lanceurs d’alerte qui ont délibérément signalé ou divulgué publiquement de fausses informations peuvent faire
l’objet de poursuites pénales pour atteinte à l’honneur ou à la réputation des personnes.
6. Traitement des données personnelles et vos
droits
Profel est le responsable du traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l’exécution du présent
régime de lanceur d’alerte. Cela signifie que tant le lanceur d’alerte que la personne concernée peuvent contacter
Profel pour exercer leurs droits d’information, d’accès, de rectification, de portabilité et de suppression des données, en
tenant compte des limitations suivantes :
la personne concernée (objet de la violation signalée) n’a pas le droit d’accéder à l’identité du lanceur d’alerte
ou à celle de tiers (ou à des éléments permettant de les identifier), sauf avec leur consentement ou en cas de
faux signalement ou d’allégation diffamatoire du lanceur d’alerte ou de faux témoignage d’un tiers ;
le lanceur d’alerte n’a pas non plus le droit d’accéder aux données à caractère personnel de l’accusé ou
à celles d’un tiers, sauf si, après enquête, il apparaît que l’accusé a soupçonné à tort le lanceur d’alerte (en
prétendant que le lanceur d’alerte était lui-même impliqué dans les malversations qu’il a dénoncées, par
exemple) ou lorsque des tiers agissent de mauvaise foi (en cas de faux témoignage, par exemple) ;
les données à caractère personnel ne sont pas effacées tant que des enquêtes internes et/ou externes
(policières/judiciaires/administratives) sont en cours.
Au cours de la procédure de signalement, outre les faits, le nom, la fonction et les coordonnées du lanceur d’alerte
et de l’accusé sont traités. Le traitement de ces données à caractère personnel est nécessaire en vertu de la loi du
28 novembre 2022 relative à la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l’Union ou au droit
national constatées au sein d’une entité juridique du secteur privé (Art. 6, § 1, c) du RGPD).
Ces données à caractère personnel sont traitées aux fins du traitement, de l’enquête et du suivi du signalement. Le
traitement de ces données à caractère personnel à ces fins est fondé sur notre intérêt légitime et notre obligation
légale de traiter les données à caractère personnel susmentionnées. Vos données à caractère personnel sont
uniquement communiquées aux personnes qui en ont besoin pour atteindre les objectifs fixés.
La transmission d’un signalement à un sous-traitant (un prestataire de services tel qu’un fournisseur de stockage cloud
ou un outil de gestion des signalements) peut se faire sur la base des intérêts légitimes de Profel à traiter efficacement
ces données aux fins de la gestion des signalements, de la garantie de l’anonymat, de la gestion d’accès, etc.(Article
6, § 1, f) du RGPD).
Vos données à caractère personnel ne seront pas transmises à des pays tiers qui n’assurent pas un niveau de protection
adéquat des données à caractère personnel.
Pour toute question concernant les mesures prises pour protéger vos données à caractère personnel et le traitement de
vos données à caractère personnel dans le cadre du présent régime de lanceur d’alerte, ou pour faire valoir votre droit
d’accès, de rectification, de portabilité ou d’effacement de vos données à caractère personnel dans la mesure où
l’exercice de ces droits s’inscrit dans les conditions légales, contactez-nous à l’adresse : jcuppens@profel.be.
Si, après avoir contacté Profel, vous souhaitez toujours déposer une plainte concernant le traitement de vos données à
caractère personnel, vous pouvez vous adresser à l’autorité de contrôle compétente, à savoir l’Autorité de protection
des données.
Le gouvernement chargé du canal de signalement externe agit en tant que responsable du traitement des données.
Cela signifie que dans le cadre d’un signalement externe, vous pouvez vous adresser au gouvernement pour exercer
vos droits.
Les autorités compétentes et l’Institut Fédéral pour la Protection et la Promotion des Droits Humains (accessible via ce
lien : https://federaalinstituutmensenrechten.be/fr/vous-avez-des-questions-contactez-nous ou via info[at]firm-ifdh.be)
peuvent vous informer et vous conseiller sur les mesures de soutien, telles que :
Régime de lanceur d’alerte - Profel Groupe 8
des informations et des conseils sur les recours et les procédures possibles qui protègent contre les représailles,
mais aussi sur les droits de la personne concernée ;
des conseils techniques sur les autorités impliquées dans la protection du lanceur d’alerte ;
une assistance juridique et financière dans le cadre d’une procédure judiciaire ;
un soutien technique, psychologique, médiatique et social.
7. Période de conservation
Les données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent régime de lanceur d’alerte ne sont pas
conservées plus longtemps que nécessaire pour les besoins des enquêtes internes et/ou externes (policières/judiciaires/
administratives). En cas de procédure policière, administrative, judiciaire ou disciplinaire, les données sont archivées
après l’expiration du délai de prescription ou d’appel applicable ou conservées pendant une période maximale de
deux mois.
8. Sanctions
Les violations relevant du point « 3. Champ d’application » de la présente politique concernant le régime de lanceur
d’alerte et établies dans les conclusions définitives de l’enquête menée sur une plainte déposée dans le cadre du
présent régime de lanceur d’alerte peuvent donner lieu à des sanctions (y compris l’avertissement, le licenciement,
le licenciement pour motif grave et/ou, en ce qui concerne les travailleurs, les sanctions décrites, entre autres, dans le
règlement de travail ou le contrat de travail).
Outre ces sanctions (relatives au droit du travail), la personne concernée ou le lanceur d’alerte de mauvaise foi peut,
en fonction de la nature de la violation et de la loi applicable, encourir des sanctions supplémentaires, telles que des
sanctions pénales et des dommages-intérêts.
9. Coopération de la Direction
Afin d’intégrer correctement le présent régime de lanceur d’alerte, la Direction entreprend les activités suivantes :
s’assurer que le présent régime est en place et connu de tous ;
prendre très au sérieux toutes les questions relatives aux signalements de manquements à l’intégrité, prendre des
mesures en temps utile et garantir la confidentialité et la diligence.
10. Autres dispositions
Le présent régime est revu dans les deux ans suivant son entrée en vigueur.
Dans les cas non prévus par le présent régime, le Président du Comité d’audit prend les décisions.